浅谈办公室文档管理中的公文管理工作（浅谈办公室文档管理中的公文管理工作论文）

来源：【华声在线】

摘要：做好办公室文档管理工作对企事业单位的经营与发展有着重要的作用。而公文管理工作作为办公室文档管理工作的重要内容之一，一定程度上影响办公室管理效率。本文主要针对办公室公文管理工作存在的问题及其相关措施进行研究与探讨，仅供参考。

关键词：办公室;文档管理;公文管理

一、引言

公文具有上传下达、协调沟通的重要作用。公文管理的好坏直接影响着相关工作的开展。做好公文管理工作，对企事业单位的持续稳定发展具有重要现实意义。

二、公文管理工作存在的主要问题

(一)公文管理人员队伍专业素养有待提高

新时代背景下，办公室公文管理工作要与全新的要求相适应。而部分单位对办公室文档管理工作未给予高度重视，存在内部人员兼职负责公文管理工作的情况，公文管理人员队伍的专业素养与综合实践能力有待进一步提升。

(二)公文管理工作制度有待完善

现阶段，部分单位工作人员对公文管理工作的认识不够深刻，公文管理工作制度不够健全与完善，工作人员主观随意性较强，难以切实有效保障信息的安全性，公文管理工作的开展缺乏良好的秩序[1]。

(三)公文管理工作保密意识有待加强

部分单位工作人员公文保密意识缺乏，未充分认识到保密工作的重要性、泄密途径的多样性、失密造成的危害性，导致在工作中防护意识不足，直接影响单位的效益与形象。

三、做好公文管理工作的有关措施

(一)加强公文管理人才队伍建设

公文管理工作对办公室工作人员的专业素质与工作能力要求比较高，可以从以下两方面着手，不断提升相关工作人员的专业素养：其一，邀请有关专家或具有丰富实践经验的工作人员，开展公文管理主题培训，帮助办公室工作人员更加充分认识和了解公文管理工作，掌握科学的工作方法，切实增强其专业素养与实践能力[2];其二，办公室应改变传统工作方式，打破其他岗位人员兼任文档管理工作的现状，引进专业人才，不断提高公文管理工作能力和水平。

(二)不断优化完善公文管理制度

1、归档保存制度的建设

公文管理工作主要目的是对有关资料进行存档，以备后期查阅。办公室要建立健全文档归档保存制度，及时做好公文登记、整理和保存工作。按照不同的部门、归档时间、公文类型、重要程度等对公文进行分类保存，将相同类型、相互关联的文档存储在文档柜中，关键文档的原件及复印件单独保存，方便第一时间对相关公文进行调取与查阅。

2、公文查阅制度的建设

公文的调取与查阅也需要制定相关制度，对公文调取与查阅资格进行一定限制，约束相关人员的行为。比如，建立公文查阅安全责任制度，对已归档保存公文的调取与查阅进行跟踪，严格登记查阅的项目、查阅时间、查阅人等有关信息，一旦公文出现泄漏或者丢失的问题，文档管理人员与查阅人员应共同承担相应责任。

3、提升公文管理的安全性

公文管理工作中，相关工作人员要增强保密意识，严格落实文档登记与查阅制度，定期全面整理日常保存的公文资料。同时，办公室应加强与其他部门之间的沟通与协调，督促其他部门工作人员遵循保密工作要求，切实保证公文在上传下达期间的安全性，切实提升公文管理工作的质量和水平[3]。

4、做好电子文档管理

办公自动化背景下，公文管理依旧面临着许多挑战。各单位需要应用权限认证、公文加密、网络攻击检测与防范、安全漏洞管理、网络病毒预防等技术手段，严格限制公文的使用权限与管理流程，切实提升电子文档管理系统的安全性。同时，还要建设集中性的公文存储平台，对公文的生成、记录、归档、流转、调取、审阅、存储与销毁等实行全程监控，明确公文的信息来源和去向，推动电子文档的管理工作有效开展。除此之外，还需要不断加强文档管理人员的技术培训，提升其信息技术的应用能力与水平。

四、结语

总而言之，公文管理是企事业单位内部各项工作开展的重要依据。各单位必须高度重视公文管理工作，深刻认识与了解公文管理工作的重要性，建立并完善公文管理制度，促使公文的保管更加安全、可靠，切实提升办公室管理水平。

参考文献

[1]宋娟.提高公文管理保密工作的有效途径研究[J].企业文化(中旬刊)，2018(008)：179.

[2]郑琳.规范公文管理创新服务模式建立保密工作的长效机制[J].办公室业务，2016(12)：93.

[3]聂菊梅.信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新[J].城建档案，2016(3)：57-58.

作者：汪键(湖南省木偶皮影艺术保护传承中心)

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